Подготовка к экспертизе начинается со сверки смет и проектной документации. Для заказчиков и проектных организаций Омска это означает следующее: каждое решение проекта имеет объём и расценку, а лишних позиций в сметах нет. Расхождения между проектом и расчётом выявляются заранее, до подачи комплекта, поэтому у эксперта остаётся меньше поводов для вопросов по составу работ. Для заказчика это означает меньше возвратов и меньше времени, потраченного на повторные согласования. Каждая найденная неувязка фиксируется с указанием листа проекта и номера сметной позиции, поэтому правки вносятся целенаправленно, а не по всему комплекту подряд. Особое внимание уделяется позициям, которые в проекте упомянуты, но не имеют расчёта, а также строкам, для которых нет проектного основания.
На этапе рассмотрения ведётся реестр замечаний. В него вносится, что получено от экспертов, что исправлено, что снято и какие вопросы требуют решения проектировщика. Реестр позволяет видеть состояние работы по каждому замечанию и не терять ни одного пункта. Работа организуется и для государственной, и для негосударственной экспертизы, причём требования к составу и оформлению комплекта учитываются до подачи, а не после первого ответа экспертов. Так исключается ситуация, когда комплект возвращают из-за оформления. Реестр передаётся заказчику и проектировщику, и все участники работы видят одинаковую картину: какие вопросы закрыты, а какие ждут решения. Это снижает число уточняющих звонков и недопониманий между сторонами проекта. В реестре видно и то, кто отвечает за каждый пункт: сметчик, проектировщик или заказчик.
Проверяется правильность применения ФСНБ-2022 и ресурсно-индексного метода, а также актуальность индексов и уровня цен. Ошибки на этом шаге меняют итоговую стоимость целиком, поэтому они исправляются в первую очередь. Отдельно проверяется комплектность: сводный сметный расчёт, объектные и локальные сметы, пояснительная записка, ведомости объёмов и обоснования цен. Отсутствие любого из этих документов может стать основанием для возврата комплекта, поэтому перечень сверяется со списком заранее. Если в комплекте обнаруживается недостающий документ, об этом сообщается заказчику сразу, вместе с указанием, кто должен его подготовить: сметная группа, проектировщик или сам заказчик.
Итогом становится согласованный пакет, в котором сметная часть соответствует проекту и требованиям к оформлению. Пояснения к расчётам написаны так, чтобы эксперт мог проследить путь от объёма до итоговой суммы без дополнительных запросов к автору. Результат экспертизы при этом не обещается: сметная часть подготавливается так, чтобы замечания по ней были минимальными и обоснованными, а ответы на них давались по существу и со ссылкой на нормативы. Отдельный перечень остаётся у заказчика и после завершения экспертизы. Он помогает при следующих объектах, потому что показывает, какие требования к составу и оформлению проявились и как они были выполнены.